Решения по автоматической идентификации

Решения / Учет и инвентаризация

Инвентаризация — это процесс, требующий высокой точности, поскольку речь идет об учете имущества. Зачастую он длителен и трудоемок, сопровождается значительными физическими нагрузками со стороны сотрудников предприятия, сопряжен с ошибками идентификации объектов и необходимостью ручной обработки данных (ручная сверка результатов инвентаризации, необходимость ручного ввода данных в бухгалтерскую систему).

Описание системы АйТи-АИ

Система АйТи-АИ предназначена для автоматизации процесса учета и инвентаризации имущества с применением технологии радиочастотной идентификации (RFID) и двумерного штрихового кодирования.

Основные цели:

  • достижение полной прозрачности в области учета основных средств
  • упрощение проведения инвентаризации
  • сокращение сроков проведения инвентаризации
  • снижение числа ошибок при сверке результатов инвентаризации
  • снижение материальных затрат на приобретение имущества

Функциональные возможности системы:

  • первичный учет имущества (в т.ч. заведение новых объектов), подготовка меток для объектов учета
  • инвентаризация с помощью мобильного считывателя: контроль наличия, перемещения и состояния объектов учета, выявление излишков и недостач
  • обработка результатов учета и инвентаризации:
    • построение инвентаризационных отчетов по сверке (учет/факт)
    • построение итоговых инвентаризационных отчетов: об излишках, о недостачах, о проинвентаризованных объектах
    • автоматическое обновление данных по результатам инвентаризации
  • ведение информации по объектам учета (в т.ч., комплектов и количественных ОУ):
    • ведение справочников
    • заведение новых объектов /ввод в эксплуатацию/ отслеживание использования, вывод из эксплуатации /списания
    • ведение истории изменения атрибутов объектов учета
  • синхронизация с учетной системой заказчика
  • формирование сводной отчетности:
    • построение аналитических отчетов, лицевых карточек ответственного
    • построение отчетов с помощью визуализированных поэтажных планов
  • контроль вноса/выноса объектов из здания за счет использования противокражных ворот 

     
  • модуль АйТи-ТОРО. Планирование технического обслуживания и ремонта эксплуатируемых объектов: ведение информации о выполнении гарантийных, плановых, внеплановых ремонтных работах, замене узлов, запчастей, расходных материалов Подробнее

Преимущества решения:

  • структурирование информации об объектах за счет первичной инвентаризации
  • сокращение сроков проведения инвентаризации за счет снижения временных затрат на поиск объектов и обработку полученных результатов
  • повышение удобства работы с объектами при проведении инвентаризации за счет снижения физических нагрузок в момент поиска объектов
  • повышение актуальности и достоверности данных о наличии, местонахождении, перемещении и состоянии объектов
  • повышение точности учета имущества за счет уменьшения влияния человеческого фактора
  • упрощение процедуры обработки результатов учета (инвентаризации)
  • предотвращение хищения и подмены имущества

Существует несколько вариантов решения АйТи-АИ:

  • собственная разработка на платформе SQL Server. При этом интеграция с любой учетной системой заказчика реализуется посредством настраиваемого обмена данными определенного формата (см. рис. «Принцип работы системы»)
  • реализация непосредственно на базе SAP R/3
  • реализация непосредственно на базе «1C: Предприятие»



Рис 1. Принцип работы системы

Технология использования системы АйТи-АИ: Инвентаризация

1. Проведение первичного учета и подготовки меток

Каждый объект, подлежащий учету, оснащается специальной меткой, на которую заносятся сведения об объекте маркировки (наименование, инвентарный номер, уникальный идентификатор и др.). В дальнейшем именно по информации на метке будет происходить идентификация объекта.

Первичный учет предполагает выполнение следующих работ:
  • импорт исходных данных об объектах из внешней учетной системы заказчика
  • определение списка объектов, подлежащих оклейке
  • подготовка меток — в зависимости от размера объекта и материала, из которого он изготовлен, определяется тип метки, которая должна быть для него подготовлена:
    • подготовка бумажных меток производится с помощью принтера и включает в себя одновременное программирование метки и печать на ее внешней стороне штрихкода, графической и текстовой информации
    • на внешнюю поверхность корпусных меток и меток на основе диэлектрика текстовые и графические данные печатаются на самоклеящейся бумажной этикетке (стикере), которая затем наклеивается на метку. Программирование электронного идентификатора в память таких меток осуществляется с помощью станции программирования меток, подключенной к ПК
  • формирование отчета об объектах, для которых подготовлены метки
  • первичная маркировка — размещение меток на объектах учета
  • доподготовка меток для объектов учета (при необходимости)



Рис 2. Проведение первичного учета и подготовки меток

2. Проведение инвентаризации объектов учета

Проведение инвентаризации осуществляется с помощью мобильного терминала сбора данных (ТСД). Инвентарная комиссия заходит в помещение, выбирает в ПО АйТи-АИ на ТСД в фильтре соответствующее местонахождение.

Далее производится идентификация объектов с использованием ТСД. Возможны три режима идентификации:

  • считывание уникального идентификатора метки с помощью RFID-сканера
  • сканирование 2D-кода с метки на объекте
  • ручной ввод уникального номера (идентификатора) метки (объекта).

В процессе проведения инвентаризации объекту учета (ОУ) присваиваются следующие инвентаризационные статусы: объект не идентифицирован, объект идентифицирован с расхождениями, объект идентифицирован без расхождений.

После считывания метки с ОУ на экране ТСД отображается карточка объекта, в которую при необходимости могут быть внесены изменения. При помощи ТСД пользователь может также зафиксировать данные об обнаруженных при проведении инвентаризации излишках, завести новые объекты и излишки.

3. Обработка результатов инвентаризации

После окончания инвентаризации фактические данные по наличию, состоянию и местоположению ОУ загружаются из ТСД в БД системы АйТи-АИ (или непосредственно в SAP R/3, «1C:Предприятие»).

По итогам проведенной инвентаризации в АйТи-АИ формируется отчет по сверке (в нем отражены учетные и фактические данные об объектах), итоговые инвентаризационные отчеты (по излишкам, недостачам, инвентаризованным объектам), производится обновление фактических данных по объектам учета.

4. Последующая эксплуатация системы инвентаризации АйТи-АИ

После поступления по накладной нового объекта, заведения его в учетной системе заказчика, присвоения ему инвентарного номера выполняются следующие работы, аналогичные описанным выше:

  • импорт данных о новых объектах из бухгалтерской системы в АйТи-АИ
  • подготовка меток для объектов, поставленных на учет
  • программирование и печать меток
  • оклейка объектов учета метками
  • идентификация объектов с помощью мобильного считывателя
  • обработка результатов инвентаризации

Контроль вноса/выноса

Для получения информации о выносимых/вносимых объектах на выходах из зданий устанавливаются специальные противокражные (контрольные) ворота. При попадании объекта, оснащенного меткой, в радиус действия ворот срабатывает световой и звуковой сигнал, оповещающий охрану КПП о попытке выноса и необходимости проверки наличия разрешения на это действие.

Модуль АйТи-ТОРО

Модуль АйТи-ТОРО предназначен для автоматизации процесса технического обслуживания и ремонта эксплуатируемого оборудования. АйТи-ТОРО решает следующие задачи:

  • ведение основных данных по поступающему и находящемуся в эксплуатации оборудованию, в том числе информации о местонахождении, закупке, эксплуатации, технических характеристиках
  • планирование регламентных работ по обслуживанию эксплуатируемого оборудования
  • регистрация заявок на внеплановые работы
  • контроль выполнения регламентных, гарантийных и внеплановых работ
  • отслеживание наличия на складе количества расходуемых запчастей и материалов

Дополнительные услуги

  1. Проведение оклейки и первичной инвентаризации имущества:
    • создание списка объектов, подлежащих маркировке метками
    • подготовка меток в соответствии со списком
    • оклейка объектов метками и привязка их к помещению с помощью терминала сбора данных
    • предоставление отчета с фактическими данными о маркированных объектах
    • обновление данных об объектах в АйТи-АИ
  2. Проведение плановых и внеплановых инвентаризаций.
    С помощью мобильного считывателя производится инвентаризация ОС и материальных запасов, находящихся в пользовании производственных:
    • ПК
    • серверных шкафов
    • металлических и пластмассовых контейнеров
    • средств пожарной безопасности
    • хозяйственного инвентаря
    • транспортных средств и др.

Техническое обслуживание системы АйТи-АИ. По договору оказываются консультации по работе с системой, по настройке и сопровождению, осуществляется ее доработка.

Реализованные проекты

Решение успешно эксплуатируется в следующих организациях:

Сотрудники организаций отмечают сокращение сроков проведения инвентаризации, снижение физических нагрузок. Результаты работы с АйТи-АИ свидетельствуют о повышении эффективности управления объектами за счет:

  • контроля за перемещением объектов
  • оперативности сбора и обработки данных
  • точности учета (инвентаризации)