Решения по автоматической идентификации

Решения / Учет материальных ценностей

Инвентаризация — это процесс, требующий высокой точности, поскольку речь идет об учете имущества. Зачастую, это длительный и трудоемкий процесс, сопровождаемый значительными физическими нагрузками со стороны сотрудников предприятия, сопряженный с ошибками идентификации объектов и необходимостью ручной обработки данных (ручная сверка результатов инвентаризации, необходимость ручного ввода данных в бухгалтерскую систем). Решение, разработанное специалистами АйТи, на основе технологии радиочастотной идентификации (RFID) и штрихового кодирования (дальнейшее развитие 2D-кодирование) позволяет обеспечить компанию или предприятие средствами автоматизированной инвентаризации, контроля и оперативного учета имущества.

Основные цели создания системы:

  • достижение полной прозрачности в области учета основных средств
  • упрощение проведения инвентаризации и сокращение её сроков
  • снижение числа ошибок при сверке результатов инвентаризации
  • снижение материальных затрат на приобретение имущества

Функциональные возможности системы:

  • Ведение информации по объектам учета:
    • Ведение справочников (основных средств, помещений, подразделений, МОЛов, контрагентов, накладных и др.)
    • Просмотр и редактирование карточки объекта справочника
    • Построение аналитических отчетов
    • Построение графических отчетов (визуализация поэтажного плана зданий)
  • Подготовка меток для объектов учета;
  • Проведение первичного учета и инвентаризации имущества
  • Контроль наличия, перемещения и состояния объектов учета при помощи мобильного считывателя:
    • идентификация объектов учета с использованием технологии 2D-кодирования
    • определение местонахождения и поиск объектов учета
    • сбор информации по объектам учета (местонахождение, состояние объекта и метки, принадлежность и т.д.)
    • Проведение сверки учетных и фактических данных об объектах учета
  • Работа с результатами инвентаризации:
    • Построение отчетов по сверке (учетные–фактические данные)
    • Обновление данных по результатам учета (инвентаризации)
    • Построение итоговых инвентаризационных отчетов
    • Экспорт актуальных и фактических данных для последующей загрузки в учетную систему Заказчика
  • Контроль вноса/выноса объектов из здания за счет использования противокражных меток и ворот

Описание системы:

Каждый объект при поступлении на предприятие или постановке на учет (основные средства, материальные запасы в пользовании) оснащается специальной меткой. Таким образом, каждый объект получает уникальный электронный идентификатор. На метку также заносятся сведения об объекте маркировки (наименование, инвентарный номер, тип объекта и т.д.) В данном решении идентификаторами наряду с радиочастотными метками (RFID) могут выступать и штрихкоды.

Специальные устройства (мобильные считыватели) используют этот идентификатор при операциях учета, инвентаризации и поиске объектов. Идентификация объектов учета производится при считывании RFID-метки, сканировании 2D-кода, ручного ввода идентификатора метки.

При использовании технологии RFID считывание может производиться с расстояния в несколько метров (бесконтактно) и без прямой видимости объекта, причем одновременно сканируются все метки, попавшие в поле считывателя. Благодаря этому удается минимизировать вмешательство в работу персонала, а также повысить удобство и скорость осуществления инвентаризации.

При этом вся информация об объектах учета хранится в центральной БД системы инвентаризации, интегрированной с БД бухгалтерской системы предприятия. Между считывателем и в центральной БД производится безфайловый обмен (через кредл кредл или WiFi). Общую схему функционирования см. на схеме 1.

Для получения информации о выносимых/вносимых объектах на выходах из зданий (контрольно-пропускных пунктах – КПП) устанавливаются специальные противокражные (контрольные) ворота, проверяющие объекты (маркированные противокражными метками) на наличие разрешения на перемещение.

Процесс проведения инвентаризации с использованием предлагаемого компанией АйТи решения включает в себя:

  • Подготовку меток для ОУ (программирование и печать меток для объектов)
  • Маркировку объектов, в процессе которой производится поиск объектов и выявление расхождений с данными учетной системы. Маркировка осуществляется на основании визуального (фактического) и учетного (на основе отчета о подготовке меток) контроля и предполагает закрепление готовой метки на объекте таким образом, чтобы информация на метке была доступна для считывания и визуального просмотра при хранении или использовании объекте учета.
  • Сбор актуальных данных об объектах с помощью мобильного считывателя и выявление расхождений. Во время инвентаризации с помощью мобильного считывателя производится поиск и идентификация объектов (посредством радиосигналов считываются данные, хранящиеся в метках). После чего автоматически осуществляется сверка только что полученной, фактической информации об объекте с учетной, хранящейся базе данных объектов имущества.
  • Анализ полученной информации. По окончанию сбора фактической информации об объектах в системе формируется отчет о сверке, Отчет содержит перечень учетных и фактических данных об объектах и явно отражает расхождения между ними. После просмотра отчета о сверки, по запросу пользователя, фактические данные, по которым были выявлены расхождения, могут быть автоматически разнесены по соответствующим карточкам объектов учета

    Такой подход позволяет легко контролировать находящиеся на балансе объекты: получать информацию об их наличии, перемещениях внутри предприятия, отсутствии на месте и т.д.

    Рис. 1. Схема работы системы инвентаризации

    Преимущества решения:

    • Структурирование информации об объектах за счет первичной инвентаризации
    • Снижение временных затрат на поиск объектов имущества
    • Повышение удобства работы с объектами при проведении инвентаризации
    • Повышение актуальности и достоверности данных о наличии, местонахождении, перемещении и состоянии объектов
    • Повышение точности оперативного контроля и учета имущества за счет уменьшения влияния человеческого фактора
    • Упрощение процедуры обработки результатов учета (инвентаризации)
    • Повышение качества и уровня воспринимаемой информации
    • Предотвращение хищения и подмены имущества