Решения по автоматической идентификации

Решения / Инвентаризация для программы "1С:Предприятие"

Необходимость инвентаризации, в ряде случаев закрепленная законодательно, сомнений не вызывает. Т.к. дело касается учета материальных ценностей, то ответственность за ее проведение ложится на финансового директора или главного бухгалтера. Для большинства этих специалистов  привычной средой для работы является программа «1С:Предприятие», соответственно для них предпочтительно, чтобы инвентаризация была максимально автоматизирована и удобно интегрирована с этим ПО.

Недостатки несвоевременной постановки имущества на учет и его ведения вручную очевидны и хорошо известны. Такая инвентаризация занимает много времени и трудоемка, сопровождается значительными физическими нагрузками со стороны сотрудников, сопряжена с ошибками идентификации объектов и необходимостью ручной обработки данных (ручная сверка результатов инвентаризации, необходимость ручного ввода данных в бухгалтерскую систему). Кроме того, ничто не мешает непосредственным исполнителям провести учет формально, «на бумаге».

В то же время автоматизация процесса инвентаризации позволяет добиться следующих целей:

  • достижение полной прозрачности в области учета основных средств
  • упрощение проведения инвентаризации
  • сокращение сроков проведения инвентаризации
  • снижение числа ошибок при сверке результатов инвентаризации
  • снижение материальных затрат на приобретение имущества

Компания «АйТи. Смарт системы» разработала решение «АйТи-АИ», предназначенное для автоматизации процесса учета и инвентаризации имущества. Оно полностью интегрировано с программой «1С:Предприятие» версий 7.7, 8.1, 8.2  и позволяет добиться всех вышеперечисленных целей.

Сегодня на рынке предлагаются различные решения по автоматизации инвентаризации, обладающие возможностью интеграции с самой популярной бухгалтерской программой. Принципиальная схема их работы заключается в следующем: из 1С в терминал сбора данных (ТСД) экспортируется список объектов учета, после чего сотрудник проходит по кабинетам, считывая метки, затем список найденных основных средств импортируется обратно в 1С.

Формально все хорошо, и на первый взгляд такое решение кажется рабочим. Но при чуть более внимательном рассмотрении у него обнаруживаются серьезные недостатки.

Недостатки стандартных/бюджетных решений по автоматизации учета имущества

1) Полуавтоматическое решение

На практике список найденных объектов никогда не совпадает с изначально экспортированным списком основных средств, всегда обнаруживаются излишки и недостачи. С ними бухгалтеру приходится разбираться самостоятельно и вручную заносить в базу 1С. Таким образом, описанное выше решение является не автоматическим, а полуавтоматическим.

2) Решение для небольших организаций, отсутствие масштабируемости

Бюджетные терминалы сбора данных с установленным на них стандартным ПО могут принять файл, содержащий информацию максимум о 20.000 объектов (обычно 5-6 тысяч). Для компаний, у которых больше основных средств, это создает большие проблемы, т.к. список для инвентаризации нужно каким-то образом разбивать и по частям закачивать в ТСД. Потом результаты проверки по разным спискам нужно сверять между собой, т.к. более чем вероятно, что терминал с одной частью списка обнаружит объект, который фигурирует в другой части. Он его примет за излишек, потом с этой ситуацией опять-таки вручную придется разбираться бухгалтеру. Покупка нескольких «маломощных» ТСД картину принципиально не меняет. Ситуация только усугубляется, если нужно провести инвентаризацию на удаленных объектах, например, в региональных офисах организации.

Даже если организации на данный момент не нужно учитывать более 20.000 объектов, такое ограничение по количеству загружаемых на ТСД данных говорит о невозможности масштабировать решение.

3) Ограниченная функциональность и низкая скорость инвентаризации

Информация, которую может получить ТСД со стандартным ПО из базы 1С, очень ограничена. Это стандартный Excel файл (формата *.xls) с количеством строк до 20.000 (т.е. количеством объектов) и 2-3 столбцами (номер по перечислению, серийный номер, за кем числится).

Данной информации явно недостаточно для проведения оперативной и эффективной инвентаризации. Так, проверяющий сотрудник не знает, где должен находиться тот или иной объект, он будет тратить лишнее время на его поиск. Кроме того в этой ситуации не может идти и речи об отслеживании перемещений имущества.

4) Невозможность инвентаризации составных объектов

Очень часто в качестве основных средств, подлежащих инвентаризации, выступают составные объекты. Например, рабочее место сотрудника, которое состоит из телефона, компьютера, монитора, стула, стола и т.д. Бюджетные решения по инвентаризации не позволяют правильно промаркировать компоненты составного объекта, у них действует правило 1 объект – 1 метка. Она клеится, например, на самый большой предмет, если она считана, то считается, что весь комплект на месте. На самом деле он частично может быть растащен по соседним кабинетам, а частично – по домам, но с точки зрения бюджетной системы – все на месте.

5)  Невозможность усовершенствовать систему

Бюджетные решения построены на базе технологии штрихкодирования, соответственно ТСД могут считывать только метки, которые являются наклейками со штрихкодом. Если в дальнейшем компания решит усовершенствовать свою систему инвентаризации, сделав ее более быстрой, точной и надежной, ей придется прибегнуть к RFID-технологии. Это автоматически означает, что ранее использовавшееся решение по учету  должно быть полностью заменено на новое. Т.е. речь идет о внедрении новой системы инвентаризации с нуля (новые аппаратные средства, новое ПО, настройка).

Таким образом, неправильно выбранное или слишком дешевое решение по учету и инвентаризации имущества приводит к тому, что автоматизирована будет только часть процессов, зато появятся новые процедуры, которые нужно будет делать вручную. Врожденные ограничения такой системы в конечном итоге приводят к росту финансовых затрат заказчика.

Решение по автоматическому учету и инвентаризации имущества, предлагаемое компанией «Айти. Смарт системы» лишено всех вышеописанных недостатков,  его преимущества заключаются в высокой функциональности, простоте использования и гибкости реализации.

«АйТи-АИ» является модулем, полностью интегрированным в программу 1С. Таким образом, при его использовании сотрудник финансового департамента будет работать в привычной среде.

Рис. 1. Принципиальная схема работы системы «АйТи-АИ» при ее интеграции в программу «1С:Предприятие»

Функциональные возможности системы «АйТи-АИ»

  • первичный учет имущества (в том числе заведение новых объектов), подготовка меток для объектов учета
  • инвентаризация с помощью мобильного считывателя: контроль наличия, перемещения и состояния объектов учета, выявление излишков и недостач
  • обработка результатов учета и инвентаризации:
    • построение инвентаризационных отчетов по сверке (учет/факт)
    • построение итоговых инвентаризационных отчетов: о найденных объектах, недостачах, излишках
    • автоматическое обновление данных по результатам инвентаризации
  • ведение информации по объектам учета (в том числе комплектов и количественных объектов учета):
    • ведение справочников
    • заведение новых объектов /ввод в эксплуатацию/ отслеживание использования, вывод из эксплуатации /списания
    • заведение излишков
    • ведение истории изменения параметров объектов учета
  • формирование сводной отчетности:
    • построение аналитических отчетов,
    • создание карточек ответственных лиц
  • дополнительно: противокражная функция: контроль вноса/выноса объектов из здания за счет использования противокражных ворот 
  • дополнительно: модуль АйТи-ТОРО. Планирование технического обслуживания и ремонта эксплуатируемых объектов: ведение информации о выполнении гарантийных, плановых, внеплановых ремонтных работ, замене узлов, запчастей, расходных материалов

В структуре данных 1С есть карточка основного средства, но в своем изначальном виде она не предназначена для проведения инвентаризации. Внедрение «Айти-АИ» значительно увеличивает количество ее полей, в ней становится возможным хранить дату приемки, историю объекта, привязку к местонахождению, его перемещения, статус (ремонт, эксплуатация, аренда и т.д.) и многое другое.

Рис. 2. Пример карточки основного средства в системе «АйТи-АИ»

Важным преимуществом решения «АйТи-АИ» являются используемые терминалы сбора данных и установленное на них программное обеспечение. ТСД представляют собой не примитивные считыватели, способные только найти или нет объект учета (считать идентификатор метки и сопоставить его с имеющимися в загруженном списке), это - многофункциональные устройства, которые не просто собирают данные, они управляют ими. Эту возможность дает им установленное ПО, функционал которого на 95% совпадает с тем, который есть у модуля «АйТи-АИ», интегрированного в базу 1С.

Проведение инвентаризации объектов учета в системе «АйТи-АИ»

В терминал можно закачать до 110.000 карточек основных средств, при этом они будут содержать всю информацию, которая есть в основной системе, включая местонахождение объектов. Когда инвентарная комиссия заходит в помещение, в ПО «АйТи-АИ», установленном на ТСД, из общего списка выбирается нужное местонахождение (эту операцию можно сильно упростить, если поместить у входа идентифицирующую помещение метку – при ее считывании список объектов для инвентаризации будет выведен на экран автоматически).

Рис. 3. Мобильный терминал сбора данных

Далее производится поиск объектов с использованием терминала. Возможны три режима идентификации:

  • считывание уникального идентификатора метки с помощью RFID-сканера
  • сканирование 1D/2D-штрихкода с метки на объекте
  • ручной ввод уникального номера (идентификатора) метки (объекта).

В процессе проведения инвентаризации объекту учета присваиваются следующие инвентаризационные статусы:

  • объект найден без расхождений с загруженной базой данных (помечается зеленым)
  • объект найден с расхождениями (например, найден не в том помещении, помечается желтым)
  • объект не найден (помечается красным)

Рис. 4. Вид отчета по инвентаризации в программе «1С:Предприятие»

После считывания метки с объекта на экране ТСД отображается его карточка, в которую при наличии прав у пользователя могут быть внесены изменения. Если при инвентаризации были обнаружены излишки, то установленное на терминале ПО позволяет незамедлительно завести в базу новые объекты. Данная процедура называется «обезличенной привязкой». Она позволяет сразу поставить объект на учет и привязать его к помещению и ответственному лицу. Наличие этой функции сильно упрощает жизнь бухгалтера, особенно при первичной инвентаризации, когда порою приходится делать амнистию на учет основных средств, закрепленных за человеком.

Во время инвентаризации на экране ТСД в режиме онлайн отображается полная статистика работы: где проходит учет объектов, сколько объектов нужно найти, сколько уже найдено, сколько еще нет и т.д. Это позволяет четко отслеживать процесс учета объектов и лучше планировать дальнейшие действия.

Система «АйТи-Аи» отлично справляется с инвентаризацией составных объектов. Он будет помечен как обнаруженный, только тогда, когда будут найдены все его компоненты. Если что-то отсутствует, то это не мешает учесть в системе все найденные части составного объекта и увидеть, что потерялось.

Обработка результатов инвентаризации

Данные, собранные терминалом, могут передаваться в 1С из терминала после подключения его к ПК по проводному (USB) интерфейсу, они также могут транслироваться в режиме реального времени по сети Wi-Fi. По итогам проведенной проверки в системе «АйТи-АИ» формируется отчет по сверке (в нем отражены учетные и фактические данные об объектах), стандартные инвентаризационные отчеты (по найденным объектам, недостачам, излишкам), производится обновление фактических данных по объектам учета.

Альтернативная реализация системы «АйТи-АИ»

У вышеописанного метода полной интеграции системы «АйТи-АИ» с программой «1С:Предприятие» есть один недостаток, который является продолжением его достоинств. Речь идет о жесткой привязке к версии самой популярной бухгалтерской программы. Если компания захочет перейти, например, с версии 7.7 на 8.2, то потребуется перенести имеющиеся данные и установить новую версию системы.

Рис. 5. Реализация системы «АйТи-АИ» без зависимости от версии «1С:Предприятие»

Компания «АйТи. Смарт системы» может внедрить «АйТи-Аи» таким образом, что решение не будет зависеть от смены версий ПО «1С:Предприятие». Данный вариант может быть реализован с помощью отдельной платформы (SQL-сервера). Терминалы сбора данных обмениваются информацией непосредственно с ней, а интеграция с 1С осуществляется посредством настраиваемого обмена файлами определенного формата (*.xml).

В этой схеме доступ к информации по инвентаризации осуществляется через внутреннюю сеть компании (интранет) или Интернет посредством обыкновенного браузера. Это означает, что наличие на ПК программы 1С не является обязательным условием для работы с данными об объектах учета.

При независимой реализации системы «АйТи-АИ» ее функционал не только не уменьшается по сравнению с ее полностью интегрированной в 1С версией, более того, он увеличивается. Например, у заказчика появляется возможность добавить изображение в карточку основного средства. Фото объектов передаются вместе с другими данными на ТСД, и это увеличивает скорость инвентаризации. Конечно, стул от стола способен отличить каждый, а вот  - 1U сервер от маршрутизатора или KVM-коммутатор от патч-панели без изображения может только ИТ-специалист.

Кроме того, у заказчика появляется возможность получать визуализированные отчеты по инвентаризации, включающие в себя графическое представление местонахождения объектов учета. Возможности «АйТи-АИ» позволяют распределять объекту учета по 3-м уровням: зданиям, этажам, комнатам. Это повышает удобство и скорость работы с системой.

Рис. 6. План помещений с расположенными в них объектами учета

Преимущества решения «АйТи-АИ»

  • полная интеграция системы «АйТи-АИ» с любыми версиями программы «1С:Предприятие»
  • высокий функционал решения, позволяющий максимально автоматизировать процесс инвентаризации
  • готовность решения к внедрению на крупные предприятия, в том числе в компании с распределенной сетью филиалов и офисов
  • сокращение сроков проведения инвентаризации за счет снижения временных затрат на поиск объектов и обработку полученных результатов
  • повышение удобства работы с объектами при проведении инвентаризации за счет снижения прилагаемых физических усилий
  • повышение актуальности и достоверности данных о наличии, местонахождении, перемещении и состоянии объектов
  • повышение точности оперативного контроля и учета имущества за счет уменьшения влияния человеческого фактора
  • упрощение процедуры обработки результатов инвентаризации
  • предотвращение хищений и подмены имущества
  • гибридность: одновременная поддержка работы нескольких технологий Автоматической
    Идентификации (1D/2D штрихкодирования и RFID) в рамках одной системы

Преимущества работы с компанией «АйТи. Смарт системы»

  • наличие большого опыта работы с крупными компаниями и понимание специфики их деятельности, 7-летний опыт разработки и внедрений решений по Автоматической Идентификации
  • соблюдение всех принятых у заказчика бизнес-процессов и процедур, индивидуальный подход к каждому клиенту и проекту
  • предоставление всего спектра услуг одним поставщиком
  • наличие региональных представительств и штата высококвалифицированных специалистов
  • предоставление полного пакета услуг консалтинга в сфере Автоматической Идентификации на базе различных технологий
  • высокие функционал и производительность системы «АйТи-АИ» с возможностью ее гибкой настройки
  • возможность сочетания нескольких технологий по Автоматической Идентификации (1D/2D-штрихкод, RFID) в рамках одного решения
  • масштабируемость предлагаемых решений