Решения по автоматической идентификации

Решения / Решение для учета и инвентаризации имущества с помощью SAP

Компании, деятельность которых управляется системой SAP , как правило, обладают большим фондом имущества, который к тому же распределен по структуре региональных офисов и филиалов. В этих условиях контроль за объектами учета является сложной задачей. Тем не менее, он необходим, т.к. без него невозможно принимать адекватные управленческие решения. А в ряде случаев регулярного проведения инвентаризации не избежать по той причине, что необходимость этого закреплена законодательно.

Учет материальных ценностей – это зона ответственности финансового директора или главного бухгалтера. Рабочей средой этих специалистов в крупных компаниях является КИС SAP , соответственно для них предпочтительно, чтобы инвентаризация была максимально автоматизирована и удобно интегрирована с этим ПО.

Недостатки несвоевременной постановки имущества на учет и его ведения вручную очевидны и хорошо известны. Такая инвентаризация занимает много времени и трудоемка. Кроме того, она сопровождается значительными физическими нагрузками со стороны сотрудников, сопряжена с ошибками идентификации объектов и необходимостью ручной обработки данных (ручная сверка результатов инвентаризации, необходимость ручного ввода данных в бухгалтерскую систему). Вдобавок, ничто не мешает непосредственным исполнителям провести учет формально, «на бумаге».

В то же время автоматизация процесса инвентаризации позволяет добиться следующих целей:

  • достижение полной прозрачности в области учета основных средств
  • упрощение проведения инвентаризации
  • сокращение сроков проведения инвентаризации
  • снижение числа ошибок при сверке результатов инвентаризации
  • снижение материальных затрат на приобретение имущества

Компания «АйТи. Смарт системы» разработала решение «АйТи-АИ», предназначенное для автоматизации процесса учета и инвентаризации имущества. Оно интегрировано с SAP  и позволяет добиться всех вышеперечисленных целей. Преимущества «АйТи-АИ» заключаются в его высокой функциональности, простоте использования и гибкости реализации.

«АйТи-АИ» является системой, интегрированной с SAP . Таким образом, при ее использовании сотрудник финансового департамента будет работать в привычной среде.

Рис. 1. Принципиальная схема работы системы «АйТи-АИ» на платформе SAP

Функциональные возможности системы «АйТи-АИ» на платформе SAP

  • первичный учет имущества (в том числе заведение новых объектов),
  • подготовка меток для объектов учета
  • инвентаризация с помощью мобильного считывателя: контроль наличия, перемещения и состояния объектов учета, выявление излишков и недостач
  • обработка результатов учета и инвентаризации:
    • построение инвентаризационных отчетов по сверке (учет/факт)
    • построение итоговых инвентаризационных отчетов: о найденных объектах, недостачах, излишках
    • автоматическое обновление данных по результатам инвентаризации
  • ведение информации по объектам учета (в том числе комплектов и количественных объектов учета):
    • ведение справочников
    • заведение новых объектов /ввод в эксплуатацию/ отслеживание использования, вывод из эксплуатации /списания
    • заведение излишков
    • ведение истории изменения параметров объектов учета

В структуре данных SAP есть карточка основного средства, но в своем изначальном виде она не предназначена для проведения инвентаризации. Внедрение «Айти-АИ» значительно увеличивает количество ее полей, в ней становится возможным хранить дату приемки, историю объекта, привязку к местонахождению, его перемещения, статус (ремонт, эксплуатация, аренда и т.д.) и многое другое.

Рис. 2. Карточка основного средства в SAP после интеграции в нее системы «АйТи-АИ»

Важным преимуществом решения «АйТи-АИ» являются используемые терминалы сбора данных и установленное на них программное обеспечение. ТСД представляют собой не примитивные считыватели, способные только найти или нет объект учета (считать идентификатор метки и сопоставить его с имеющимися в загруженном списке), это - многофункциональные устройства, которые не просто собирают данные, они управляют ими. Эту возможность дает им установленное ПО, функционал которого на 95% совпадает с тем, который есть у модуля «АйТи-АИ», интегрированного в систему SAP .

Проведение инвентаризации объектов учета в системе «АйТи-АИ»

В терминал можно закачать до 110.000 карточек основных средств, при этом они будут содержать всю информацию, которая есть в основной системе, включая местонахождение объектов. Когда инвентарная комиссия заходит в помещение, в ПО «АйТи-АИ», установленном на ТСД, из общего списка выбирается нужное местонахождение (эту операцию можно сильно упростить, если поместить у входа идентифицирующую помещение метку – при ее считывании список объектов для инвентаризации будет выведен на экран автоматически).

Рис. 3. Мобильный терминал сбора данных

Далее производится поиск объектов с использованием терминала. Возможны три режима идентификации:

  • считывание уникального идентификатора метки с помощью RFID-сканера
  • сканирование 1D/2D-штрихкода с метки на объекте
  • ручной ввод уникального номера (идентификатора) метки (объекта).

В процессе проведения инвентаризации объекту учета присваиваются следующие инвентаризационные статусы:

  • объект найден без расхождений с загруженной базой данных (помечается зеленым)
  • объект найден с расхождениями (например, найден не в том помещении, помечается желтым)
  • объект не найден (помечается красным)

Рис. 4. Отчет по сверке результатов инвентаризации в SAP после интеграции в нее системы «АйТи-АИ»

После считывания метки с объекта на экране ТСД отображается его карточка, в которую при наличии прав у пользователя могут быть внесены изменения. Если при инвентаризации были обнаружены излишки, то установленное на терминале ПО позволяет незамедлительно завести в базу новые объекты. Данная процедура называется «обезличенной привязкой». Она позволяет сразу поставить объект на учет и привязать его к помещению и ответственному лицу. Наличие этой функции сильно упрощает жизнь бухгалтера, особенно при первичной инвентаризации, когда порою приходится делать амнистию на учет основных средств, закрепленных за человеком.

Во время инвентаризации на экране ТСД в режиме онлайн отображается полная статистика работы: где проходит учет объектов, сколько объектов нужно найти, сколько уже найдено, сколько еще нет и т.д. Это позволяет четко отслеживать процесс учета объектов и лучше планировать дальнейшие действия.

Система «АйТи-Аи» отлично справляется с инвентаризацией составных объектов. Он будет помечен как обнаруженный, только тогда, когда будут найдены все его компоненты. Если что-то отсутствует, то это не мешает учесть в системе все найденные части составного объекта и увидеть, что потерялось.

Обработка результатов инвентаризации

Данные, собранные терминалом, загружаются в SAP из терминала через USB соединение, а также они могут транслироваться в режиме реального времени по сети Wi-Fi. По итогам проведенной проверки в системе «АйТи-АИ» формируется отчет по сверке (в нем отражены учетные и фактические данные об объектах), стандартные инвентаризационные отчеты (по найденным объектам, недостачам, излишкам), производится обновление фактических данных по объектам учета.

Альтернативная реализация системы «АйТи-АИ»

У вышеописанного метода реализации системы «АйТи-АИ» на платформе SAP есть один недостаток, который является продолжением ее достоинств. Речь идет о жесткой привязке к версии программы. Если компания захочет перейти на новую версию, то потребуется перенести имеющиеся данные и интегрировать «АйТи-АИ» заново.

Вопрос учета товарно-материальных ценностей затрагивает не только представителей финансового департамента, но и материально ответственных лиц, коих в целом по компании может быть значительное количество. Обычно они не работают в SAP , а после внедрения «АйТи-АИ» вся нужная для них информация уже будет уже в корпоративной системе. Соответственно возникнет вопрос закупки дополнительный лицензий для SAP , что означает дополнительные (и значительные) финансовые затраты, избежать которых может быть очень желательно.

Рис. 5. Реализация системы «АйТи-АИ» без зависимости от версии SAP и необходимости закупки новых лицензий

Компания «АйТи. Смарт системы» может внедрить «АйТи-АИ» таким образом, что решение не будет зависеть от смены версий SAP и не потребует закупки дополнительных лицензий. Данный вариант может быть реализован с помощью отдельной платформы (SQL-сервера). Терминалы сбора данных обмениваются информацией непосредственно с ней, а интеграция с SAP осуществляется посредством настраиваемого обмена файлами определенного формата (*.xml).

В этой схеме доступ к информации по инвентаризации осуществляется через внутреннюю сеть компании (интранет) или Интернет посредством обыкновенного браузера. Это означает, что наличие на ПК клиента SAP не является обязательным условием для работы с данными об объектах учета.

При независимой реализации системы «АйТи-АИ» ее функционал не только не уменьшается по сравнению с версией на платформе SAP , более того, он увеличивается. Например, у заказчика появляется возможность добавить изображение в карточку основного средства. Фото объектов передаются вместе с другими данными на ТСД, и это увеличивает скорость инвентаризации. Конечно, стул от стола способен отличить каждый, а вот  - 1U сервер от маршрутизатора или KVM-коммутатор от патч-панели без изображения может только ИТ-специалист.

Кроме того, у заказчика появляется возможность получать визуализированные отчеты по инвентаризации, включающие в себя графическое представление местонахождения объектов учета. Возможности «АйТи-АИ» позволяют распределять объекту учета по 3-м уровням: зданиям, этажам, комнатам. Это повышает удобство и скорость работы с системой.

Рис. 6. План помещений с расположенными в них объектами учета

Преимущества решения «АйТи-АИ»

  • интеграция системы «АйТи-АИ» с SAP
  • высокий функционал решения, позволяющий максимально автоматизировать процесс инвентаризации
  • готовность решения к внедрению на крупные предприятия, в том числе в компании с распределенной сетью филиалов и офисов
  • сокращение сроков проведения инвентаризации за счет снижения временных затрат на поиск объектов и обработку полученных результатов
  • повышение удобства работы с объектами при проведении инвентаризации за счет снижения прилагаемых физических усилий
  • повышение актуальности и достоверности данных о наличии, местонахождении, перемещении и состоянии объектов
  • повышение точности оперативного контроля и учета имущества за счет уменьшения влияния человеческого фактора
  • упрощение процедуры обработки результатов инвентаризации
  • предотвращение хищений и подмены имущества
  • гибридность: одновременная поддержка работы нескольких технологий Автоматической Идентификации (1D/2D штрихкодирования и RFID) в рамках одной системы

Преимущества работы с компанией «АйТи. Смарт системы»

  • наличие большого опыта работы с крупными компаниями и понимание специфики их деятельности, 7-летний опыт разработки и внедрений решений по Автоматической Идентификации
  • соблюдение всех принятых у заказчика бизнес-процессов и процедур, индивидуальный подход к каждому клиенту и проекту
  • предоставление всего спектра услуг одним поставщиком
  • наличие региональных представительств и штата высококвалифицированных специалистов
  • предоставление полного пакета услуг консалтинга в сфере Автоматической Идентификации на базе различных технологий
  • высокие функционал и производительность системы «АйТи-АИ» с возможностью ее гибкой настройки
  • масштабируемость предлагаемых решений